Do 26 stycznia do ZUS-u wpłynęło 328 705 wniosków o wydanie zaświadczeń, na podstawie których pracodawcy mogą uwzględnić do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Zakład rozpatruje wnioski zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i ma na to 7 dni.

Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy mają zastosowanie od 1 stycznia 2026 r. do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. – do pozostałych pracodawców.

Część tych okresów może zostać potwierdzona przez ZUS na wniosek klienta. Do 26 stycznia Zakład rozpatrzył  228 808 wniosków i wydał 508 472 zaświadczenia.

Jakie okresy potwierdzi zaświadczeniem Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Kodeks pracy wskazuje okresy, które ZUS potwierdza odpowiednim zaświadczeniem. Są to aktywności zawodowe, w czasie których osoba ubiegająca się o zaświadczenie:

1. opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z osobą prowadzącą taką działalność,

2. była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, z tytułu:

• umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

• umowy agencyjnej,

• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,

• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

• pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,

3. była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez okres pierwszych 6-ciu miesięcy prowadzenia tej działalności (tzw. ulga na start),

4. opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą (korzystającą z tzw. ulgi na start),

5. miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,

6. miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem jako osoba współpracująca.

Jak złożyć wniosek

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym Zakładu (eZUS). Od 1 stycznia 2026 r. na eZUS dostępny jest „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP). Zakład Ubezpieczeń Społecznych dodał w profilu Ubezpieczonego w menu bocznym nowy kafelek, prowadzący bezpośrednio do formularza wniosku USP. Dzięki temu znalezienie i złożenie właściwego wniosku jest wygodniejsze i szybsze.

Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń ZUS przygotowuje i doręcza osobie, która złożyła wniosek, wyłącznie w postaci elektronicznej na konto w eZUS. Dokumenty te zamiast własnoręcznego podpisu, mogą zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis znajduje się na zaświadczeniu wygenerowanym w systemie teleinformatycznym ZUS. Zakład wydaje także zaświadczenia przygotowane przez pracowników opatrzone: kwalifikowanym podpisem pracownika ZUS, pieczęcią ZUS albo pieczęcią oddziału ZUS. Obie formy zaświadczenia są równoprawne i prawidłowe.

Jeśli ubezpieczony ma pełnomocnika, który działa w jego imieniu na platformie eZUS, odpowiedź na wniosek USP w pierwszej kolejności trafia do pełnomocnika. Odpowiedź będzie widoczna dla ubezpieczonego na liście dokumentów odebranych po jej odebraniu przez pełnomocnika, lub po upływie 14 dni, jeśli pełnomocnik w tym czasie nie odbierze dokumentu.

Powiadomienie o wydaniu zaświadczenia

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik jest o tym automatycznie informowany. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji. Jeśli osoba oczekująca na odpowiedź nie ma włączonych powiadomień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie są już dostępne. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej w sytuacji, gdy:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy miał status ucznia lub studenta i nie ukończył 26 lat, a więc nie podlegał z tego tytułu ubezpieczeniom,

• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej, a na mocy odrębnych przepisów nie podlegał w tym czasie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, ponieważ był objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,

• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych występują błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,

• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia.

Jeżeli na koncie klienta nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, klient otrzyma decyzję o odmowie jego wydania. Jeśli klient posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie danej aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o wszczęcie postępowania wyjaśniającego  i dołączyć do niego odpowiednie dokumenty.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentami można złożyć:

• elektronicznie – poprzez swoje konto w eZUS, wykorzystując wniosek ogólny POG,

• listownie – na adres najbliższej jednostki ZUS,

• osobiście – w dowolnej placówce Zakładu.

Do tej pory ZUS- odmówił wydania 52 433 zaświadczeń.

Katarzyna Krupicka

regionalna rzeczniczka prasowa ZUS województwa podlaskiego