Podpisywanie dokumentów w mObywatelu – pytania i odpowiedzi

– Podpisywanie dokumentów e-dowodem to nowoczesny sposób na załatwianie formalności. Posiadacz e-dowodu z aktywnym certyfikatem podpisu osobistego może podpisać cyfrowy dokument w aplikacji i podzielić się nim, np. wysłać go e-mailem. Ponieważ to wciąż nowość, nie każdy jeszcze zdążył zapamiętać, co jest do potrzebne do korzystania z usługi i jak zachować się, kiedy na ekranie pojawią się dodatkowe komunikaty. Przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji poradnik ułatwi korzystanie z usługi Podpisz dokument, żeby załatwianie codziennych spraw było jeszcze prostsze i szybsze – mówi wicepremier i minister cyfryzacji, Krzysztof Gawkowski.

Jak każda nowość, również usługa Podpisz dokument może zaskoczyć niektórych użytkowników mObywatela. Jej niekwestionowane plusy to prostota podpisywania dokumentów i łatwość korzystania z e-dowodu. Zdarza się jednak, że w usłudze pojawiają się dodatkowe komunikaty lub ostrzeżenia. Warto wiedzieć, z czego wynikają i jak zachować się, widząc powiadomienia na ekranie smartfona.

1. Brak certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie

Dlaczego? Jeśli w e-dowodzie nie umieszczono certyfikatu podpisu osobistego, nie jest możliwe podpisanie dokumentu w usłudze Podpisz dokument. W takim wypadku użytkownik zobaczy informację o braku tego certyfikatu w dokumencie na ekranie aplikacji. Tym samym proces składania podpisu zostanie zatrzymany.

Co zrobić? Jeśli do e-dowodu nie został wgrany certyfikat podpisu osobistego, należy złożyć wniosek o nowy e-dowód. Nie ma możliwości dodania certyfikatu do warstwy elektronicznej e-dowodu na późniejszym etapie. Żeby mieć certyfikat podpisu osobistego w e-dowodzie, należy we wniosku o wydanie dowodu osobistego zaznaczyć pole, w którym deklaruje się chęć posiadania certyfikatu podpisu osobistego w swoim dokumencie. Podczas odbioru e-dowodu należy następnie ustalić 6-cyfrowy PIN do podpisu osobistego (tzw. PIN2) i aktywować certyfikat przy jego pomocy w urzędzie. Takiego e-dowodu można następnie używać do składania podpisu osobistego w usłudze Podpisz dokument.

2. Nieaktywny certyfikat podpisu osobistego

Dlaczego? Komunikat pojawia się, kiedy użytkownik próbuje podpisać dokument e-dowodem, w którym co prawda jest certyfikat podpisu osobistego, ale nie jest on aktywny. Nieaktywny certyfikat podpisu osobistego to taki, dla którego nie został ustalony 6-cyfrowy kod PIN (tzw. PIN2) do podpisu osobistego.

Co zrobić? Żeby aktywować certyfikat podpisu osobistego, należy udać się do urzędu ze swoim dokumentem. Podczas wizyty należy ustalić 6-cyfrowy PIN (tzw. PIN2) i aktywować certyfikat podpisu osobistego e-dowodu w urzędzie za pomocą tego kodu. Właściciel e-dowodu samodzielnie ustala PIN i aktywuje nim certyfikat w obecności urzędnika. Powinien zapamiętać ten kod, ponieważ nie otrzyma go na wydruku lub utrwalonego w innej formie.

3. Niepoprawny CAN

Dlaczego? Informacja pojawia się, jeśli użytkownik wpisze błędny numer CAN e-dowodu. Numer CAN to sześć cyfr widocznych w prawym dolnym rogu e-dowodu na stronie ze zdjęciem. Jest to numer identyfikacyjny dokumentu tożsamości, który jest wymagany do korzystania z e-usług przy użyciu e-dowodu.

Co zrobić? Należy wpisać poprawny numer CAN, zgodnie z jego zapisem w e-dowodzie. Numer ten chroni e-dowód przed nieuprawnionych odczytem i identyfikuje jego właściciela, dlatego musi zostać podany prawidłowo podczas korzystania z e-dowodu w kanałach cyfrowych, w tym w celu złożenia podpisu osobistego na dokumencie.

4. Błędny lub zablokowany PIN

Dlaczego? Aplikacja wyświetla komunikat, jeśli zostanie wpisany błędny PIN (tzw. PIN2) w czasie podpisywania dokumentu w usłudze Podpisz dokument. Dodatkowo, jeśli błędny PIN zostanie wpisany 3 razy, certyfikat, którego dotyczy kod, zostanie zablokowany. W takiej sytuacji aplikacja powiadomi użytkownika, że PIN do podpisu osobistego jest zablokowany.

Co zrobić? Można samodzielnie zmienić ustalony w urzędzie PIN do podpisu osobistego (tzw. PIN2) lub odblokować certyfikat podpisu osobistego w e-dowodzie, jeśli PIN został wpisany błędnie trzy razy. Potrzebny jest do tego kod PUK e-dowodu i aplikacja mObywatel w wersji 4.54 lub wyższej. Zmiana kodu PIN2 lub odblokowanie certyfikatu podpisu osobistego jest możliwe w trakcie podpisywania dokumentu w usłudze Podpisz dokument. Można też udać się do urzędu, aby zmienić PIN2 lub odblokować certyfikat podpisu osobistego przy użyciu kodu PUK.

5. Błędny lub zablokowany PUK

Dlaczego? Komunikat pojawia się, kiedy użytkownik wpisuje nieprawidłowy kod PUK e-dowodu. PUK to indywidualny numer dokumentu tożsamości, który ma 8 cyfr i jest wydawany w kopercie w czasie odbioru e-dowodu w urzędzie. Jeśli kod PUK zostanie wpisany błędnie trzy razy, zostanie on zablokowany. Trwale zablokowany zostanie także certyfikat, który próbowano odblokować lub do którego PIN próbowano zmienić przy użyciu kodu PUK.

Co zrobić? Należy zawsze uważnie wprowadzać kod i poprawnie podawać PUK w usłudze, np. podczas zmiany kodu PIN lub odblokowywania certyfikatu podpisu osobistego. Podany błędnie 3 razy, kod PUK zostanie nieodwracalnie zablokowany. Certyfikat e-dowodu, do którego wpisano 3 razy błędny PUK, zostanie wówczas również zablokowany trwale. Warto pamiętać, że w takiej sytuacji użytkownik nadal może posługiwać się e-dowodem jako dokumentem tożsamości i używać jego niezablokowanych certyfikatów. Żeby jednak móc korzystać z utraconej w ten sposób funkcji e-dowodu, np. możliwości składanie podpisu osobistego, musi złożyć wniosek o nowy e-dowód i poprosić o wgranie do niego certyfikatu podpisu osobistego.

6. Błąd komunikacji z NFC

Dlaczego? Jeśli w trakcie podpisywania pliku wystąpi problem w komunikacji e-dowodu z NFC, na ekranie usługi pojawi się powiadomienie. Jednym z powodów takiej sytuacji może być zakłócenie sygnału, który nadawany jest z modułu NFC umieszczonego w tylnej części telefonu. Błąd komunikacji z NFC oznacza trudności w połączeniu pomiędzy telefonem a warstwą elektroniczną e-dowodu.

Co zrobić? Jeśli smartfon jest w etui, połączenie pomiędzy e-dowodem a NFC może być utrudnione. Należy usunąć akcesoria z telefonu, żeby polepszyć jakość sygnału. Należy przy tym pamiętać, że e-dowód powinien pozostać przyłożony z tyłu telefonu aż do zakończenia podpisywania dokumentu w aplikacji. Jeśli komunikat o błędzie komunikacji z NFC pojawia się podczas zmiany kodu PIN2 w usłudze, także należy przede wszystkim usunąć akcesoria z telefonu. E-dowód powinien zawsze pozostać przyłożony z tyłu urządzenia do czasu, aż w aplikacji pojawi się potwierdzenie zmiany kodu lub podpisania dokumentu.

7. Dowód zawieszony

Dlaczego? Jeśli e-dowód zostanie zagubiony, ale jego właściciel przypuszcza, że jednak go znajdzie, może zawiesić swój dokument na maksymalnie 14 dni. Jest to możliwe za pośrednictwem e-usługi lub bezpośrednio w urzędzie gminy. Certyfikaty zawieszonego e-dowodu są nieaktywne i nie można używać e-dowodu ani do potwierdzania tożsamości, ani do korzystania z e-usług.

Co zrobić? Kiedy e-dowód się odnajdzie, należy jak najszybciej cofnąć jego zawieszenie. Jest to możliwe w ciągu 14 dni od momentu zawieszenia e-dowodu. Jeśli zawieszenie nie zostanie cofnięte, po 14 dniach dokument zostanie automatycznie unieważniony. W takim wypadku należy wyrobić nowy e-dowód.

8. Dowód unieważniony

Dlaczego? Jeśli e-dowód został unieważniony, nie można podpisać nim dokumentu w aplikacji mObywatel. Dowód taki ma zablokowane wszystkie certyfikaty i nie można się nim posługiwać w celu potwierdzania tożsamości lub korzystania z e-usług. Informacja o statusie e-dowodu pojawi się w takim przypadku na ekranie aplikacji podczas próby podpisania dokumentu. E-dowód może zostać unieważniony w wyniku jego zniszczenia, utraty, kradzieży albo też na skutek zawieszenia, które nie zostało cofnięte w ciągu 14 dni.

Co zrobić? Należy złożyć wniosek o nowy e-dowód. Jego wyrobienie jest bezpłatne. Żeby móc podpisywać dokumenty e-dowodem, należy we wniosku zaznaczyć rubrykę, w której osoba wnioskująca wyraża chęć posiadania certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie. Podczas odbioru e-dowodu należy także ustalić w urzędzie 6-cyfrowy PIN do podpisu osobistego (tzw. PIN2) i aktywować nim certyfikat, żeby móc podpisywać dokumenty e-dowodem. 

9. Użytkownik poniżej 18 r.ż.

Dlaczego? Podpisem osobistym w e-dowodzie można posługiwać się od 18. roku życia. W e-dowodzie osoby poniżej 18. r.ż. może być umieszczony certyfikat podpisu osobistego, ale nie można z niego korzystać do dnia jej 18. urodzin. Dla osoby, która skończyła 13 lat, zgodę na zamieszczenie certyfikatu w e-dowodzie wyraża rodzic lub opiekun na etapie składania wniosku o e-dowód. Samodzielnie o wgranie certyfikatu podpisu osobistego do e-dowodu może wystąpić osoba, która składa wniosek o wydanie dowodu osobistego najwcześniej na 30 dni przed ukończeniem 18. roku życia.

Co zrobić? Podpisem osobistym w e-dowodzie mogą posługiwać się osoby od dnia swoich 18. urodzin. Należy powrócić do podpisywania dokumentu najwcześniej w tym dniu, aby nie napotkać ograniczenia w korzystaniu z usługi ze względu na wiek.

Proces podpisywania dokumentów w mObywatelu jest szybki i łatwy, jeśli spełnione są wszystkie warunki do korzystania z usługi. Dlatego warto zapoznać się z nimi wcześniej i odpowiednio przygotować się do podpisywania dokumentu w aplikacji.

Warto przy tym pamiętać o właściwym przygotowaniu pliku do podpisu. Dokument powinien mieć format PDF i rozmiar maksymalnie 10 MB. Plik do podpisu nie może być zaszyfrowany lub chroniony hasłem. W przypadku, jeśli parametry pliku będą odbiegać od wymagań, w usłudze wyświetli się odpowiedni komunikat.

Na koniec warto przypomnieć, że ważny dowód osobisty powinna posiadać każda osoba pełnoletnia z polskim obywatelstwem, która mieszka w Polsce. Dokument ten potwierdza jej tożsamość i obywatelstwo. Posiadany dowód osobisty, który nie ma warstwy elektronicznej lub wgranego certyfikatu podpisu osobistego, można też bezpłatnie wymienić na e-dowód, nawet przed upływem ważności dokumentu. Posiadacz e-dowodu może korzystać z wielu dodatkowych możliwości, jakie daje warstwa elektroniczna i certyfikaty. Z e-dowodem może też stać się użytkownikiem usługi Podpisz dokument w aplikacji mObywatel.

Więcej informacji o usłudze Podpisz dokument jest dostępnych na stronie Podpisz dokument - mObywatel

Film o podpisywaniu dokumentów e-dowodem dostępny jest pod linkiem Podpisz dokument w aplikacji mObywatel

Więcej o kodach PIN i PUK przeczytać można w artykule Podpisz dokument – zmiana PIN2 i odblokowanie certyfikatu e-dowodu - Ministerstwo Cyfryzacji - Portal Gov.pl

Więcej pytań i odpowiedzi związanych z usługą znaleźć można na stronie Pytania i odpowiedzi - mObywatel

gov.pl