Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 68/2024
Burmistrza Miasta Hajnówka
z dnia 29 kwietnia 2024 roku
Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych w sferze działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku dzieci i młodzieży
1. Rodzaj zadania: Organizacja czasu wolnego dla dzieci i młodzieży podczas wakacji – Akcja Lato 2024
Celem zadania jest propagowanie wśród dzieci i młodzieży aktywnych form spędzania wolnego czasu podczas wakacji poprzez: organizowanie obozów wypoczynkowych, obozów sportowych, półkolonii oraz zajęć rozwijających zainteresowania, uzdolnienia lub kompetencje społeczne dzieci i młodzieży.
Beneficjentami zadania będą dzieci i młodzież zamieszkałe na terenie miasta Hajnówka. Priorytetowo będą traktowane zadania uwzględniające udział dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych.
Dodatkowo punktowane będą oferty, które dotyczą organizacji półkolonii (wypoczynek trwający nieprzerwanie przez 5 dni – od poniedziałku do piątku przez 8 godz. dziennie). Sposób punktacji ofert został uszczegółowiony w pkt. 6.
Obowiązkowy rezultat zadania: liczba dzieci i młodzieży zamieszkałych w mieście Hajnówka uczestniczących w zorganizowanych formach wypoczynku.
2. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania: 35 000,00 zł – jest to łączna suma środków, maksymalna wartość dofinansowania jednego projektu wynosi 5 000,00 zł.
3. Zasady przyznawania dotacji:
-
W otwartym konkursie ofert mogą brać udział organizacje pozarządowe w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571 z późn. zm.) oraz inne podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 wymienionej wyżej ustawy.
-
Przyznanie dotacji nastąpi na zasadzie wsparcia wykonania zadania publicznego.
-
Dotacja nie może przekroczyć 90% kosztów całkowitych zadania. Pozostały wkład może być wkładem finansowym, osobowym, rzeczowym, przy czym w przypadku wkładu osobowego bądź rzeczowego oferent powinien przedstawić realną kalkulację jego wyliczenia.
-
Koszty administracyjne (koszty obsługi zadania publicznego) mogą wynosić do 15% wartości dotacji.
-
Kosztem administracyjnym są:
-
koszty koordynacji projektu,
-
koszty związane z księgowością i rozliczeniem projektu,
-
koszty materiałów biurowych,
-
koszty wykonania dokumentacji, w tym fotograficznej i video,
-
przygotowania artykułów, informacji, plakatów,
-
opłaty bankowe,
-
podróże służbowe w celach organizacyjnych,
-
czynsz, opłaty za wynajem,
-
utrzymanie dostępu do internetu, koszty połączeń telefonicznych, itp.
-
-
Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferentowi przysługuje prawo negocjowania zmniejszenia zakresu rzeczowego zadania, zmiany wartości rezultatów lub rezygnacja z jego realizacji.
-
W przypadku złożenia oferty wspólnej oferenci powinni zamieścić w części IV oferty informację o sposobie zarządzania zadaniem (kto będzie koordynował działania i prowadził nadzór nad realizacją zadania, w jaki sposób będą podejmowane decyzje, sposób reprezentacji).
4. Termin i warunki realizacji zadania:
-
Zadanie powinno być zrealizowane w okresie od 22.06.2024 r. do 31.08.2024 r. Wydatki opłacane z dotacji nie mogą być ponoszone przed dniem podpisania umowy – data wystawienia dokumentu nie może poprzedzać daty podpisania umowy).
-
Beneficjentami zadania mogą być wyłącznie dzieci i młodzież, mieszkające na terenie miasta Hajnówka. Oferta powinna zawierać opis sposobu oraz przyjęte kryteria rekrutacji uczestników wypoczynku.
-
Zadanie winno być realizowane z dbałością o równe traktowanie wszystkich uczestników, w tym o zapewnienie dla osób ze szczególnymi potrzebami dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej w stopniu wynikającym z zakresu rzeczowego zadania (zgodnie z przepisami ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami Dz. U. 2022 poz. 2240) oraz ze „Standardami świadczenia usług turystycznych dostosowanych do potrzeb osób o szczególnych potrzebach w mieście do 30 000 mieszkańców”, stanowiącymi Załącznik nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Hajnówka Nr 122/2021 z dnia 30 grudnia 2021 roku w sprawie przyjęcia standardu świadczenia usług turystycznych dostosowanych do potrzeb osób o szczególnych potrzebach, uwzględniający uniwersalne projektowanie przestrzeni. Informacja na ten temat powinna znaleźć się w Oświadczeniu o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
-
Wypoczynek należy zorganizować zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności z ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2230), rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (Dz. U. 2016, poz. 452 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 31 z późn. zm.).
-
Zadanie należy realizować z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantując ich wykonanie w sposób efektywny, oszczędny i terminowy, zgodnie z warunkami określonymi w ofercie oraz umowie.
-
W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztów. Zmiany powodujące przekroczenie powyżej 20 % danej pozycji wymagają uprzedniej zgody Burmistrza Miasta Hajnówka. Zgody wymaga również utworzenie nowej pozycji kosztowej w ramach kwoty dotacji lub zamiana w zakresie osiągniętych rezultatów, z zastrzeżeniem pkt. 5) Powyższe zmiany wymagają aneksu do umowy.
-
W trakcie realizacji zadania mogą być dokonane zmiany w zakresie przyjętych rezultatów zadania publicznego. Zadanie uznaje się za zrealizowane przy osiągnięciu minimum 90% każdego z założonych rezultatów.
-
Koszty będą uznane za kwalifikowalne tylko wtedy, gdy:
-
są bezpośrednio związane z realizowanym zadaniem i niezbędne do jego realizacji;
-
są racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe,
-
są skalkulowane wyłącznie w odniesieniu do zakresu działań realizowanych w ramach dofinansowanego zadania (dotyczy szczególnie kosztów stałych, m.in. czynszu, rachunków telefonicznych, wynagrodzeń pracowników etatowych),
-
zostaną poniesione w czasie realizacji zadania i opłacone w terminach określonych w umowie,
-
są poniesione zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
-
-
W przypadku możliwości odzyskania podatku VAT jego koszt nie może być składową części finansowej oferty ani po stronie dotacji ani po stronie wkładu własnego oferenta.
-
Dotacja nie może być wykorzystana na:
a) dotowanie przedsięwzięć, które są dofinansowane z budżetu miasta lub jego funduszy celowych na podstawie odrębnych przepisów,
b) zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy oraz po dacie zakończenia zadania,
c) pokrycie kosztów statutowych niezwiązanych bezpośrednio z realizacją danego zadania,
d) zakup budynków lub lokali, zakup gruntów,
e) działalność gospodarczą,
f) udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym lub prawnym,
g) działalność polityczną i religijną,
h) pokrycie mandatów karnych,
i) pokrycie odsetek za zwłokę.
-
Po przyznaniu dotacji oferenci zobowiązani są do:
-
podpisania i przestrzegania warunków umowy,
-
informowania odbiorców zadania o fakcie dofinansowania realizacji zadania ze środków Miasta Hajnówka.
-
wyodrębnienia ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy,
-
opisu dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania publicznego na podstawie załącznika nr 1 do „Zasad przyznawania oraz trybu przekazywania dotacji z budżetu miasta Hajnówka na zadania publiczne realizowane przez organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), stanowiących załącznik do Zarządzenia Nr 25/2021 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 29 marca 2021 r.
-
5. Termin i zasady składania ofert:
-
Oferty realizacji zadań należy składać w wersji elektronicznej poprzez serwis witkac.pl, który jest zgodny z wzorem oferty, określonym w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) w terminie do dnia 21 maja 2024 r.
-
Po złożeniu oferty przez serwis witkac.pl należy wydrukować Potwierdzenie złożenia oferty (wygenerowane automatycznie po prawidłowym złożeniu oferty), podpisać i złożyć wraz z załącznikami wymienionymi w pkt 3 do sekretariatu Urzędu Miasta Hajnówka, ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, pok. 219 lub przesłać za pośrednictwem poczty do dnia 22 maja 2024 r. (liczy się data stempla pocztowego). Dokumenty powinny być podpisane w sposób czytelny, tzn. umożliwiający identyfikację imienia i nazwiska osoby podpisującej lub z użyciem pieczęci imiennej przez osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu.
-
Do oferty należy załączyć następujące dokumenty:
-
w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym – kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający status prawny oferenta, sposób reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentowania. Odpis musi być zgodny ze stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od daty wydania;
-
w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotu składającego ofertę niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta/-ów.;
-
w przypadku, gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy – kopię umowy lub statutu spółki;
-
Oświadczenie o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Załącznik Nr 1 do Ogłoszenia otwartego konkursu ofert);
-
Klauzulę informacyjną RODO (Załącznik nr 2 do Ogłoszenia otwartego konkursu ofert);
-
Oświadczenie o spełnieniu wymagań wynikających z ustawy o systemie oświaty i rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (Załącznik Nr 3 do Ogłoszenia otwartego konkursu ofert);.
-
-
Kopie załączanych dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem.
-
W przypadku złożenia więcej niż jednej oferty załączniki wymienione w punkcie 3 można złożyć w jednym egzemplarzu.
6. Termin, tryb i kryteria wyboru ofert:
-
Oferty będą oceniane w dwóch etapach na podstawie ustalonych kryteriów oceny.
Etap I oceny – zgodność oferty z wymogami formalnymi. Oceny dokonują pracownicy Referatu Polityki Gospodarczej Urzędu Miasta Hajnówka. Ocena formalna polega na sprawdzeniu prawidłowości oraz kompletności oferty i jest dokonywana w oparciu o następujące kryteria:
-
Czy oferta złożona została w sposób i w terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie? – TAK/NIE,
-
Czy potwierdzenie złożenia oferty zostało podpisane przez upoważnione do tego osoby? – TAK/NIE,
-
Czy podmiot składający ofertę jest uprawniony do udziału w konkursie? – TAK/NIE,
-
Czy oferta zawiera wszystkie wymagane załączniki? – TAK/NIE.
Etap II oceny – ocena merytoryczna. Do etapu II dopuszczone zostaną oferty, które spełniają kryteria formalne. Oceny dokona Komisja Konkursowa powołana przez Burmistrza Miasta Hajnówka.
Kryteria oceny merytorycznej:
a) Syntetyczny opis zadania 0-10 pkt w tym:
b) Plan i harmonogram działań 0-10 pkt w tym:
c) Opis zakładanych rezultatów 0-5 pkt w tym:
d) Zasoby oferenta/oferentów przewidziane do realizacji zadania 0-5 pkt,
e) Koszt realizacji zadania: 0-10 pkt w tym:
f) Liczba podmiotów składających ofertę: 0-10 pkt w tym:
-
-
zgodność zadania z założeniami konkursu 0-2 pkt,
-
zorganizowanie wypoczynku w formie półkolonii 0 – 5 pkt,
-
w jaki sposób realizacja zadania przyczyni się rozwiązania problemów/zaspokojenia potrzeb grupy docelowej 0-1 pkt,
-
opis grupy docelowej i sposobu rekrutacji uczestników 0-1 pkt,
-
komplementarność z innymi działaniami podejmowanymi przez organizację lub inne podmioty 0-1.
-
atrakcyjność działań 0-3 pkt,
-
jakość planu działań w tym: realny harmonogram realizacji, szczegółowość opisu działań 0-4 pkt,
-
spójność projektu 0-3 pkt.
-
zgodność założonych rezultatów z celami zadania 0-3,
-
realność osiągnięcia rezultatów i sposób monitoringu 0-2 pkt.
-
opis zasobów przewidzianych do realizacji zadania 0-2 pkt,
-
zaangażowanie wolontariuszy 0-2 pkt,
-
opis sposobu zarządzania projektem w przypadku ofert wspólnych 0-1.
-
racjonalność i zasadność przedstawionych kosztów w stosunku do założonych działań 0-5 pkt,
-
przejrzystość kalkulacji kosztów oraz prawidłowość ich wyliczenia, w tym kalkulacja wkładu niefinansowego 0-5 pkt.
-
oferta złożona przez jednego oferenta – 0 pkt,
-
oferta wspólna złożona przez 2 oferentów – 2 pkt,
-
oferta wspólna złożona przez 3 oferentów – 3 pkt,
-
oferta wspólna złożona przez 4 oferentów – 4 pkt,
-
-
Łącznie maksymalnie 50 pkt.
-
-
-
oferta wspólna złożona przez 5 i więcej oferentów – 10 pkt.
-
-
-
Ostatecznego wyboru ofert dokona Burmistrz Miasta Hajnówka biorąc pod uwagę otrzymaną przez ofertę liczbę punktów oraz wielkość środków przeznaczonych na zadanie.
-
Decyzja o rozstrzygnięciu konkursu zostanie podjęta do dnia 3 czerwca 2024 r.
-
Informacja o rozstrzygnięciu konkursu zostanie podana do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej www.hajnowka.pl oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Hajnówka.
-
Oferenci, których oferty zostaną wybrane do dofinansowania/finansowania, zobowiązani będą w terminie do 15 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników konkursu dostarczyć niezbędne dokumenty potrzebne do podpisania umowy, w tym:
-
ofertę zaktualizowaną w Generatorze (jeśli dotyczy),
-
oryginał/kopię umowy podmiotów składających ofertę wspólną (jeśli dotyczy).
-
-
Aktualizacja oferty dokonana przez oferenta w Generatorze, w przypadku uzyskania dotacji w niższej kwocie niż wnioskowana:
-
nie może powodować zmiany zakresu przedmiotowego zadania ani celu, określonego dla zadania w ogłoszeniu o konkursie, w ramach którego zgłoszono ofertę, jak też nie może powodować zmiany terminu, chyba, że za jej wprowadzeniem przemawiają uzasadnione okoliczności,
-
nie może powodować zmiany przeznaczenia dotacji ogłoszonej w rozstrzygnięciu konkursu ofert,
-
nie może dotyczyć udziału wkładu własnego w zakresie jego zmniejszenia, powodując procentowe zmniejszenie finansowego i osobowego lub rzeczowego wkładu własnego oferenta poniżej określonego w ofercie.
-
-
W uzasadnionych przypadkach oferenci mogą w porozumieniu z pracownikiem Referatu Polityki Gospodarczej składać dokumenty, o których mowa w ust. 5 w terminie nie później niż 45 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania.
7. Zrealizowane zadania publiczne tego samego rodzaju i wielkość udzielonego dofinansowania roku bieżącym i poprzednim:
-
W roku bieżącym nie udzielono dotacji na ten rodzaj zadania.
-
W 2023 roku udzielono dotacji na zadania:
-
Puszcza dla początkujących. Lato 2023 realizowane przez Stowarzyszenie Kulturalne A La Longue, dotacja 3 790,00 zł;
-
Artystyczne wakacje w mieście 2023 realizowane przez Stowarzyszenie Samorządów Euroregionu Puszcza Białowieska, dotacja 4 000,00 zł;
-
Muzyczny wyjazd integracyjny realizowane przez Ochotniczą Straż Pożarną w Hajnówce, dotacja 4 000,00 zł;
-
Wakacyjny wyjazd Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej realizowane przez Ochotniczą Straż Pożarną w Hajnówce, dotacja 3 721,00 zł;
-
Warsztaty przygody realizowane przez Stowarzyszenie METAMORPHOSIS, dotacja 4 000,00 zł;
-
Siatkarski letni obóz sportowy – wakacje 2023 realizowane przez Miejski Klub Sportowy Hajnówka, dotacja 3 645,00 zł;
-
Wakacyjne warsztaty w bliskości z naturą i sztuką realizowane przez Stowarzyszenie Samorządów Euroregionu Puszcza Białowieska, dotacja 4 000,00 zł;
-
Foto Wakacje realizowane przez Stowarzyszenie METAMORPHOSIS, dotacja 3 900,00 zł;
-
AKCJA LATO 2023 BĘSIA realizowane przez Hajnowski Klub Sportowy „Żubr”, dotacja 3 944,00 zł.
-
8. Podmiot, któremu zostanie przyznana dotacja będzie zobowiązany do zawarcia umowy na realizację zadania, a po realizacji do złożenia sprawozdania z jego wykonania w terminie 30 dni od zakończenia zadania, według wzoru określonego w rozporządzeniu, o którym mowa w punkcie 5. Sprawozdanie powinno być złożone elektronicznie w serwisie witkac.pl. Sprawozdanie należy wypełnić w systemie witkac.pl, a następnie do Urzędu Miasta Hajnówka należy złożyć wydrukowane potwierdzenie sprawozdania podpisane przez osoby upoważnione. Wraz z potwierdzeniem złożenia sprawozdania należy dostarczyć do urzędu dokumenty potwierdzające osiągnięcie rezultatów, zadeklarowane w Ofercie realizacji zadania publicznego (pkt. III. 6. w kolumnie: Sposób monitorowania rezultatów/źródła informacji o osiągnięciu wskaźnika).
9. Dodatkowe informacje można uzyskać w Urzędzie Miasta Hajnówka, tel. 85 733 88 38, pokój 221. Wzory wniosków dostępne są na stronie internetowej Urzędu Miasta Hajnówka www.hajnowka.pl.